Assembleia Geral: o que é e como se faz?

Um dos órgãos integrantes de uma Associação é a Assembleia Geral, cuja função é deliberativa. É por meio deste órgão que os associados de uma ONG poderão deliberar sobre assuntos de elevada importância para a entidade. Portanto, para que este órgão exerça sua função deliberativa, necessário é que os associados se reúnam e votem sobre os assuntos apresentados.

Essa reunião dos associados em Assembleia Geral deve seguir uma série de regras e formalidades para que seja válida, conforme passaremos a estudar.

1)    Modalidades de Assembleias Gerais

As assembleias gerais podem ser ordinárias, quando convocadas para tratar de assuntos ordinários, ou seja, previstos, já estabelecidos, determinados no estatuto, ou podem ser extraordinárias, quando tratarem de assuntos outros, que não os determinados no estatuto, ou ainda, concomitantemente, ordinárias e extraordinárias, conforme o assunto a ser deliberado.

O Estatuto disporá sobre os assuntos a serem deliberados em assembleia geral ordinária. Os demais assuntos, que não precisam estar enumerados no estatuto, serão deliberados em assembleia geral extraordinária.

Para melhor organização das associações, recomenda-se que a Assembleia geral ordinária seja convocada para tratar dos seguintes assuntos:

• tomar as contas da administração, examinar, discutir e votar as demonstrações financeiras;• analisar o orçamento e definir o plano de ação;• eleger os administradores e os membros do Conselho Fiscal, quando for o caso.

2)    Realização da Assembleia

Para a realização de uma Assembleia Geral é necessário seguir as regras dispostas no estatuto da entidade para sua convocação e instalação.

O primeiro passo é determinar se a Assembleia será ordinária, extraordinária ou ordinária e extraordinária, conforme o assunto tratado.

Definida a assembleia, o próximo passo é convocar os associados ou interessados a participar. Esta convocação é feita por meio de um Edital, afixado na sede da entidade, publicado em jornal ou de outra forma, de acordo com o estabelecido no estatuto da entidade.

O edital deve ser emitido com antecedência, de forma a permitir que os associados ou interessados compareçam na Assembleia. O Estatuto da Associação ou da Fundação deve trazer o período de antecedência para emissão deste documento.

Na data de realização da Assembleia, uma lista de presença deve ser assinada por todos os presentes, com o fim de formalizar que aquelas pessoas que a assinaram compareceram e participaram da Assembleia. Este documento também será importante para a verificação do quórum de instalação e de deliberação da Assembleia.

3)    Quórum das Assembleias

É importante que o Estatuto da associação seja específico e inequívoco quanto ao quórum de instalação e de deliberação da Assembleia Geral.

O quórum de instalação é aquele apurado antes do início da Assembleia Geral, com o fim de verificar se o número de associados que ali estão é suficiente para iniciar a Assembleia. Já o quórum de deliberação informa o número de associados necessário, dentre ás presentes, para que seja possível deliberar sobre os assuntos propostos.

O estabelecimento do quórum de instalação, em regra, é definido em uma fração ou porcentagem do total de associados e o de deliberação, definido por maioria dos presentes.Recomenda-se que o Estatuto estabeleça um quórum de instalação e um de deliberação para assuntos gerais e um quórum diferenciado de instalação e de deliberação para assuntos de maior relevância para a associação, como alteração do estatuto, eleição de membros, extinção da entidade etc.

Destaca-se, ainda, que, as assembleias gerais podem ocorrer em primeira chamada ou em segunda chamada, estabelecendo-se um intervalo de 30 minutos a uma hora entre a primeira e a segunda chamada.

Na hora designada para a realização da assembleia geral, verificando-se a insuficiência de associados, aguarda-se o intervalo e novamente se faz a verificação. Sendo possível a instalação, é iniciada a Assembleia, passando a verificar-se, quando da oportunidade dos votos, o quórum para deliberação.

4)    Recomendações

Recomenda-se datar e usar papel timbrado da entidade em todos os documentos pertinentes à Assembleia, inclusive no edital de convocação e lista de presença, bem como destacar, no início da página, o nome e o CNPJ da entidade. Estas recomendações, se seguidas, garantem segurança e transparência aos integrantes da entidade, a terceiros interessados em contratar com a entidade e, especialmente previnem problemas no registro do ato no Registro Civil das Pessoas Jurídicas.

Fonte: Ministério Público do Estado de Mato Grosso